Mehr Automatisierung für Hansetrans

Automatisierung eines manuellen E-Mail-Prozesses in der Logistik

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Montag, 05.10.2020 // 12:13 Uhr

Besonders in der Logistik gibt es Prozesse zur Transportabwicklung, die täglich stattfinden, aber noch nicht automatisiert wurden. Für den Kunden HANSETRANS hat die neusta-Company HEC ein Tool entwickelt, das Mitarbeitende entlastet und den Arbeitsalltag vereinfacht.

Das Unternehmen

Die HANSETRANS Hanseatische Transportgesellschaft mbH (kurz HANSETRANS Gütertaxi) steht seit über 40 Jahren für Komplettdienstleistungen rund um den Transport. Das Unternehmen hat sich auf regionale Distribution sowie auf individuelle Direkttransporte spezialisiert. Vorrangiges Ziel der HANSETRANS Gütertaxi ist es, die Effizienz und den Kundenservice kontinuierlich zu verbessern. Organisiert werden die Transporte und die damit verbundenen Dienstleistungen aus 13 deutschen Niederlassungen.
 

Die Aufgabe

Täglich gehen beim Unternehmen aus den Transporten resultierende Belastungs- und Gutschriftanzeigen in Form von E-Mails ein. Die Sachbearbeitung muss täglich das hierfür vorgesehene Postfach prüfen, die Belastungs- und Gutschriftanzeigen herausnehmen und händisch zur Freigabe an eine*n Vorgesetzte*n weiterleiten. Im Falle einer Freigabe muss die Buchhaltung manuell einen Buchungssatz erzeugen und im System pflegen. Dieser Prozess soll zur vereinfachten Abarbeitung automatisiert werden.

Die Umsetzung

Zur Automatisierung wird PowerAutomate, ein Tool zur Prozessautomatisierung von Microsoft 365, verwendet. Gemeinsam mit dem Kunden wird der Prozess durchgesprochen und es entsteht Schritt für Schritt ein fast vollautomatisierter Prozess. Für Teilschritte, welche nicht automatisiert werden können oder manuelle Eingaben erfordern, werden mithilfe von PowerApps kleine Oberflächen entwickelt und zwischen die Workflows geschaltet. Eigehende Belastungs- und Gutschriftanzeigen werden über ein durchdachtes Listensystem registriert und mit einem jeweiligen Status gespeichert.
 

Das Ergebnis

Eingehende Belastungs- und Gutschriftanzeigen im Postfach werden fast vollständig automatisiert abgearbeitet. E-Mails werden im täglichen Intervall ermittelt, Inhalte ausgelesen, in einer SharePoint-Liste registriert und automatisch von Instanz zu Instanz weitergeleitet. Bis schließlich am Ende ein Beleg als PDF und ein Buchungssatz in CSV-Form generiert werden können. Ein besonderer Aspekt in diesem Projekt war die Verschmelzung von PowerAutomate und PowerApps. Die entwickelten Oberflächen werden in den automatisch generierten E-Mails verlinkt und entsprechend angegebener Parameter aufgerufen und gesteuert.

Realisiert durch

Eingesetzte Technologien

  • Python
  • Jupyter Lab
  • Multivariate Imputation by Chained Equations