KI im Posteingang: Mehr Entlastung für den Landkreis Rotenburg (Wümme)

Wie kann KI im Posteingang einer Verwaltung konkret entlasten, ohne direkt ein Großprojekt auszulösen? Genau das erarbeiteten wir gemeinsam mit dem Landkreis Rotenburg (Wümme) in einem halbtägigen AI Design Sprint®: praxisnah, mit den eigenen Mitarbeitenden und mit klarem Fokus auf spürbaren Mehrwert im Verwaltungsalltag.

Shortcuts zum Projekt

Ausgangspunkt war ein alltäglicher, aber aufwändiger Verwaltungsprozess: Eingehende Post muss geöffnet, vorsortiert, digitalisiert und der richtigen Stelle zugeordnet werden. Vor allem die manuelle Vorsortierung und das Erkennen der Zuständigkeit kosten im Alltag viel Zeit. Unser Ziel war es, gemeinsam mit dem Landkreis in kurzer Zeit herauszuarbeiten, wo Künstliche Intelligenz im Posteingang konkret unterstützen kann, welche Aufgaben beim Menschen bleiben und wie ein realistischer Einstieg aussieht. Daraus entstand ein klares Zielbild für den KI-Einsatz in der Posteingangsdigitalisierung — mit dem größten Hebel bei der Vorsortierung und der Erkennung der Zuständigkeit. Die Leitlinie dabei: KI unterstützt, der Mensch entscheidet.

Schnell Klarheit über sinnvolle Einsatzfelder

Innerhalb eines halben Tages wurde sichtbar, wo KI im Posteingang echten Nutzen stiftet.

Fokus auf die größten Entlastungspotenziale

Statt allgemein über KI zu sprechen, standen die aufwändigsten Prozessschritte im Mittelpunkt.

Ein realistischer Einstieg statt eines Großprojekts

Im Fokus stand kein abstraktes Zukunftsbild, sondern ein handhabbarer erster Schritt.

Hohe Akzeptanz durch frühe Einbindung der Mitarbeitenden

Die Lösung entstand gemeinsam mit den Menschen, die den Prozess täglich verantworten.

Klare Rollenverteilung zwischen KI und Mensch

Wir haben konkret herausgearbeitet, was KI übernehmen kann und wo Entscheidungen beim Menschen bleiben.

Eine belastbare Grundlage für die nächsten Schritte

Der Nutzen ließ sich anhand des realen Prozesses bewerten und in konkrete nächste Schritte übersetzen.

So haben wir den Posteingang gemeinsam neu gedacht

Im Workshop machten wir den bestehenden Posteingangsprozess gemeinsam sichtbar und analysierten ihn Schritt für Schritt. Dafür brachten wir unterschiedliche Perspektiven aus Verwaltung, IT, DMS, Poststelle und Digitalisierung zusammen. Mit der Methode AI Design Sprint® und dem KI-Kartenset 33A übertrugen wir passende KI-Fähigkeiten direkt auf den konkreten Prozess. So entstand ein gemeinsames Verständnis dafür, wo KI sinnvoll unterstützt und wo ihre Grenzen liegen.